Être efficace

Donnez la priorité aux vraies priorités!

Chacun de nous le constate, il est difficile de prendre du recul et de ne pas se laisser entraîner dans le tourbillon. Les gens efficaces se distinguent des autres par leur façon d’observer les situations. Il faut être en mesure d’avoir une vue d’ensemble sur le travail à accomplir. Les priorités devraient être revues quotidiennement, afin de consacrer du temps à ce qui est important et non seulement, à ce qui nous paraît urgent. Il est essentiel de se donner des repères, afin de prévenir les urgences et par la suite, de concentrer son temps et son énergie sur ce qui compte vraiment. Donnez-la priorité aux vraies priorités! Pour parvenir à cette fin, voici un cadre de références simple élaboré par le Dr. Stephen R. Covey. Cette grille permet d’aller rapidement à l’essentiel :

 

Urgent

Non urgent

Important

I CriseProblème urgentProjet avec échéancier rapproché II Prévention PlanificationConstruire des relationsRecherche de nouvelles opportunités

Non important

III InterruptionCertains courriels et appelsCertaines réunionsCertains rapports

Activités populaires

IV Perte de tempsCertains courriels et appelsActivités plaisantes

 

Il suffit de classer les activités selon leur urgence et leur importance.

Section I Urgent important

Les situations que vous décrivez dans ce cadre doivent immédiatement faire l’objet de votre attention et être gérées en priorité dans votre journée. Il est cependant utile de vous demander si une meilleure organisation pourrait les rendre moins urgentes. Dans un monde idéal, cette case devrait être vide, ou contenir très peu d’éléments. Si elle déborde, il faut absolument demander de l’aide et déléguer.

Section II Important non urgent

Ces tâches-là ne doivent pas être ignorées, elles concernent souvent des objectifs à long terme. Vous devez vous assurer de trouver le temps de les mener à bien. Si vous ne prenez pas ce temps, elles se retrouveront dans le cadre I (urgent important) et deviendront une source de stress supplémentaire, ce qui nuira à votre efficacité. Dans un monde idéal 80% de votre temps devrait être consacré aux tâches qui sont dans ce cadre.

Section III Urgent non important

Ne laissez pas les actions de cette catégorie détourner votre attention des autres vraiment importantes. Ce n’est pas parce qu’elles sont urgentes qu’elles sont importantes. Demandez-vous pourquoi elles le sont. Souvent elles ont été classifiées d’urgentes par quelqu’un d’autre. Il sera à vous de revoir vos engagements et d’accepter, ou de refuser, ces urgences.

Section IV Non urgent non important.

Vous ne devriez pas perdre de temps, ni d’énergie sur ces tâches. Souvent dans cette catégorie elles sont des distractions que vous avez générées, des excuses pour remettre à plus tard celles que vous aimez moins, ou qui vous stressent. Sachez les reconnaître et concentrez votre attention sur celles consacrées aux autres sections.

En utilisant cette grille, vous pourrez travailler en amont des urgences et ainsi, être plus efficace dans une perspective préventive. Donnez la priorité aux priorités signifie, demeurer centré sur ce qui est important et vous en servir pour désamorcer les fausses urgences.

Voilà un outil qui pourrait peut-être vous être utile pour devenir plus efficace. Bonne gestion de vos priorités.

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